ARCHIVO GENERAL DE LA UNDEF
I. INTRODUCCIÓN
DIFERENCIAS ENTRE UN ALMACÉN DE PAPEL Y UN ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Almacén de papel Archivo de documentos
1. Papeles, apilados, diarios, boletines, revistas Documentos importantes que hay que conservar clasificados y ordenados
2. Pocas personas saben lo que hay Inventario de los documentos con la descripción correspondiente
3. Cada persona conserva o elimina lo que le Criterios únicos de conservación y
parece oportuno eliminación
4. No hay normas de archivo ni de clasificación Manual de gestión de la documentación, según normas archivísticas
5. Es difícil encontrar y consultar un documento Consulta de la documentación de forma ágil y cómoda
6. Todo el mundo puede acceder Acceso para el personal autorizado
II. OBJETIVOS DEL ARCHIVO GENERAL DE LA UNDEF
Son objetivos del Archivo General de la Undef la organización y conservación del patrimonio documental de la Undef, así como prever y satisfacer las necesidades de información y documentación para la correcta gestión de la institución, atender los derechos de las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas en sus necesidades de acceso a la documentación de la Undef, y facilitar la información y documentación necesarias para la investigación en temas festeros, históricos y culturales, de acuerdo con lo establecido en el artículo 2 de sus Estatutos.
III. FUNCIONES DEL ARCHIVO GENERAL DE LA UNDEF
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Recoger, organizar, custodiar, conservar y difundir la documentación que le sea remitida por sus asociados y otros fondos de archivos particulares o institucionales que se incorporen al Archivo General de la UNDEF.
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Formular directrices para la evaluación, selección y correcta conservación de la documentación, estableciendo las condiciones idóneas que deben reunir las instalaciones necesarias para su utilización y seguridad.
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Gestionar y facilitar el acceso y consulta de la documentación a los investigadores, estudiosos y ciudadanos en general, de acuerdo con las normas de acceso a los documentos.
IV. SECCIONES
BIBLIOTECA
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LIBROS
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FOLLETOS: GUÍAS, PROGRAMAS DE ACTOS, CONCURSOS, ETC.
HEMEROTECA
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REVISTAS (GENERALES Y DE FIESTAS)
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BOLETINES
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PERIÓDICOS
AUDIOVISUALES
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VIDEOS
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DVD’S
RECURSOS ELECTRÓNICOS
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CD-ROM
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DISQUETES, ETC.
FOTOGRAFÍAS
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POSITIVOS
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NEGATIVOS
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FOTOGRAFÍA DIGITAL
CARTELES
MÚSICA
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GRABACIONES SONORAS (DISCOS, CASETES, CD’S)
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PARTITURAS
V. PROCESO TÉCNICO
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Comprobación de los envíos
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Registro y sellado
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Inventario (informatizado)
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Colocación en su lugar correspondiente
VI. SERVICIOS A LOS USUARIOS
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Consulta en sala y en la web
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Reprografía
VII. PERSONAL
VIII. MOBILIARIO
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Estanterías metálicas
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Armarios compactos móviles sobre raíles
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Planeros horizontales
IX. EQUIPAMIENTO
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Cajas archivadoras de cartón con ph neutro
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Fichas, tejuelos, material de oficina
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Un ordenador con impresora